משרד עורכי דין יכול להיות עמוס בתיקים, להעסיק עורכי דין מצוינים ולהשיג תוצאות טובות עבור לקוחותיו, ועדיין להתמודד עם קשיים בתזרים המזומנים או בניהול השוטף. העבודה המשפטית היא לב פעילותו של המשרד, אך מאחוריה פועלת מערכת שלמה שצריכה להבטיח שהעבודה תתבצע בזמן, שהעובדים יקבלו את שכרם, שהלקוחות יקבלו שירות מסודר ושהמשרד יתנהל ביציבות.
במשך למעלה מעשור אני מנהלת את משרד אביעד איטח ושות ומשמשת גם כחשבת שכר. לאורך השנים למדתי שניהול משרד עורכי דין הוא מקצוע בפני עצמו. הוא מחייב שילוב של הבנה כספית, ניהול עובדים, ארגון, היכרות עם העבודה המשפטית ויכולת להתמודד עם מצבים בלתי צפויים. חלק גדול מן העבודה הזאת אינו נראה לעיני הלקוחות, אך בלעדיו קשה לקיים משרד מקצועי ומתפקד לאורך זמן.
אחד האתגרים המרכזיים בניהול משרד עורכי דין הוא הפער שבין ביצוע העבודה לבין קבלת התשלום עבורה. תיק משפטי עשוי להתנהל במשך שנים, עסקת מקרקעין יכולה להימשך חודשים, ושכר הטרחה משולם בהתאם להסכם עם הלקוח, לעיתים לפי שעות, לפי שלבי עבודה או בסיום הטיפול. בינתיים, ההוצאות השוטפות אינן ממתינות. משכורות, שכירות, ספקים, מסים ותשלומים אחרים צריכים להיפרע במועדם, גם כאשר התקבולים מתעכבים.
משום כך, ניהול תזרים המזומנים הוא אחד מתחומי האחריות החשובים ביותר בניהול המשרד. אין די בכך שהמשרד מייצר הכנסות או שעורכי הדין עובדים שעות רבות. צריך לוודא שהעבודה נרשמת, שהחשבונות נשלחים במועד ושהתשלומים מתקבלים בפועל.
מניסיוני, בעיות גבייה מתחילות לא פעם זמן רב לפני שהלקוח מאחר בתשלום. לעיתים מדובר בהסכם שכר טרחה שאינו מגדיר בבירור את מועדי התשלום, בשעות עבודה שלא נרשמו בזמן או בחשבון שממתין זמן רב מדי לפני שנשלח. ככל שהטיפול בגבייה נדחה, כך קשה יותר להשלים אותו.
לכן גבייה נכונה אינה מתחילה בשיחת טלפון ללקוח שחייב כסף. היא מתחילה כבר בפתיחת התיק, בהגדרת תנאי שכר הטרחה ובמעקב אחר התקדמות העבודה. היא מחייבת שיתוף פעולה רציף עם עורכי הדין, בדיקה של חשבונות פתוחים וטיפול מסודר בעיכובים. עם השנים למדתי שגבייה עקבית, עניינית ומכבדת מסייעת דווקא לשמור על יחסים טובים עם הלקוחות. כאשר הכול ברור מראש ואין הפתעות, קל יותר לשני הצדדים.
תחום נוסף שמייחד את ניהול משרד עורכי הדין הוא הטיפול בכספי לקוחות ובחשבונות נאמנות. במסגרת העבודה המשפטית מתקבלים לעיתים פיקדונות, כספים עבור לקוחות וסכומים המוחזקים עד להשלמת עסקאות או הליכים. אלה כספים שאינם שייכים למשרד, והטיפול בהם מחייב הקפדה מיוחדת על הפרדה, תיעוד ובקרה, בהתאם להוראות הדין.
דווקא הפעולות השגרתיות הן שמונעות טעויות: בדיקת יתרות, התאמות בנק, מעקב אחר העברות כספים ותיעוד מסודר של כל פעולה. כאשר המשרד מטפל במקביל במספר רב של תיקים ועסקאות, נדרשת שיטת עבודה שאינה תלויה בזיכרונו של אדם אחד.
לצד האחריות הכספית, חלק מרכזי בעבודתי הוא ניהול השכר וכוח האדם. כחשבת שכר, אני אחראית לטיפול במשכורות, בזכויות הסוציאליות, בהפרשות הפנסיוניות, בחופשות, בימי מחלה ובהיעדרויות שונות, לרבות שירות מילואים. מאחורי כל תלוש שכר עומד עובד שמצפה לקבל את המגיע לו במדויק ובמועד. טעויות בתחום הזה עלולות לפגוע באמון העובדים וליצור בעיות כספיות ומשפטיות, ולכן הוא מחייב בקיאות, אחריות ותשומת לב לפרטים.
ניהול עובדים במשרד עורכי דין מציב אתגרים נוספים. העבודה מתנהלת לעיתים תחת לחץ, עם מועדי הגשה שלא ניתן להחמיץ, דיונים דחופים ועסקאות שצריך להשלים בזמן קצר. הצוות המנהלי הוא חלק בלתי נפרד מיכולתם של עורכי הדין לעמוד במשימות האלה. מזכירה שמזהה תקלה בזמן, עובדת שמבינה את חשיבות הסודיות או מנהל אדמיניסטרטיבי שיודע לתאם בין כמה גורמים במקביל יכולים למנוע תקלות משמעותיות.
לכן אני מייחסת חשיבות רבה לקליטת עובדים, להכשרתם ולהגדרה ברורה של תחומי האחריות. עובד טוב אינו נמדד רק ביכולת לבצע את המשימות שהוטלו עליו, אלא גם ביוזמה, באחריות, בשיקול הדעת וביכולת להבין כיצד עבודתו משפיעה על המשרד כולו.
בשנים האחרונות הפכה גם הטכנולוגיה לחלק בלתי נפרד מניהול המשרד. מערכות לניהול תיקים, לרישום שעות, להנהלת חשבונות ולניהול מסמכים מאפשרות עבודה יעילה ומעקב טוב יותר. עם זאת, מערכת טובה אינה מחליפה ניהול נכון. אם המידע אינו מוזן בזמן, אם העובדים אינם משתמשים במערכת באופן מסודר או אם איש אינו בודק את הנתונים, התועלת ממנה מוגבלת. ניהול מערכות המחשוב, אבטחת המידע והטמעת שיטות עבודה חדשות מחייבים גם הם מעורבות שוטפת.
אחד הדברים שלמדתי לאורך השנים הוא שאי אפשר לנהל משרד עורכי דין רק באמצעות דוחות כספיים או נהלים. צריך להכיר את האנשים ואת אופי העבודה המשפטית. החלטה על גיוס עובד נוסף, רכישת מערכת חדשה או הרחבת פעילות המשרד צריכה להביא בחשבון את הצרכים המקצועיים, את העומס הקיים ואת יכולתו הכלכלית של המשרד.
מנהל משרד עורכי דין צריך לדעת להתמודד עם בעיות, אך בעיקר לזהות אותן לפני שהן מתפתחות. כשהגבייה מתנהלת בזמן, המשכורות משולמות במדויק, כספי הלקוחות מטופלים כנדרש והצוות עובד בתיאום, עורכי הדין יכולים להקדיש את עיקר זמנם למה שלשמו הגיעו למשרד: מתן שירות משפטי מקצועי ללקוחות.
אחרי שנים רבות בתחום, אני יכולה לומר שהסיפוק הגדול ביותר בניהול משרד עורכי דין הוא לראות כיצד כל החלקים עובדים יחד. מאחורי כל תיק שמטופל בהצלחה עומדים לא רק עורכי הדין, אלא גם האנשים שדואגים מדי יום לכך שהמשרד כולו יתפקד.
גיוס לתפקידים מנהליים
לגבי גיוס לתפקידי מנהלה ואדמיניסטרציה במשרד ניתן לפנות ללימור זלאיט בטלפון 03-6236130 או בדוא״ל limorz@ailaw.co.il.